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室内设计培训教程:设计师电话礼仪

室内设计培训教程:设计师电话礼仪

设计师在打电话时要注意的礼仪有以下内容:

1 及时接电话

接电话的最佳时间是在电话铃响第3遍之前,如果没有及时接听,那么在接通后应立即道歉。道歉通常用“对不起,让您久等了”之类的话。如果是帮别人接电话,应及时解释当事人为什么不能接听电话。

2 确认对方信息

接通电话后,首先应自报姓名,接着一定要弄清对方是谁,大多数打电话者都会自己主动介绍。如果对方没有介绍或者你没有听清楚,应及时主动问对方情况,你可以用“请问您是哪位?我能为您做什么?”等,接电话时一定要亲切、热情。虽然电话交流是在不见面的情况下,但你的热情对方一定能感觉得到,所以切忌一接通电话就是“喂!哪位?”这样会使打电话的人听起来陌生、感觉疏远,缺乏人情味。

3 接听电话注意事项

第1点:平时需养成接电话时记录的习惯,把电话交流的主要内容记录下来。

第2点:接听电话时,保持嘴和话筒4~6cm左右的距离,贴得太近或离得太远都会影响语音的质量。

第3点:耳朵要贴近话筒,仔细倾听对方讲话,同时在一定的时间要及时用“嗯”回应。

第4点:通话完毕后,应该要有个道别,如“再见,以后多联系”或“好的,今天我们的讨论就到这里”。如果你的设计方案是一个渐进的过程,那么要记得约下次电话或面谈的时间,如“那您看,哪天您方便我再给你来电话呢?”。最后,应让对方结束电话,然后轻轻把话筒放好,不可“啪”的一下将电话扔回原处,这极不礼貌(最好是在对方挂断之后再挂电话)。

4 调整心态

当拿起电话听筒的时候,一定要面带笑容。不要以为笑容只能表现在脸上,它也会藏在声音里。亲切、温情的声音会使对方马上对你产生良好的印象。如果绷着脸,声音会变得冷冰冰。

打、接电话的时候不能叼着香烟、嚼着口香糖;说话时,声音不宜过大或过小,吐词清晰,保证对方能听明白。

用左手接听电话,右手边准备纸笔,便于随时记录有用信息。

5 主动拨打电话的时机

拨打电话最好选择双方约定的时间,或者对方方便的时间,最好不要在对方休息时间打,如早上8点之前及晚上9点之后,因为这部分时间一般属于私人时间,是比较忌讳被工作打扰的。如果一定要在这个时间打,一定要注意说“对不起,这个时间打扰您!”。

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